Privacyverklaring

LEES DEZE MEDEDELING AANDACHTIG DOOR VOORDAT U DE SITE GEBRUIKT. HIERIN WORDT HET GEBRUIK GEREGELD DAT U MAAKT VAN DE SITE EN AL HET MATERIAAL OP DE SITE.

Privacyverklaring

Algemeen

Sovib gevestigd Goudsesingel 2 te Rotterdam, is gespecialiseerd in risicoadvies en verzekeringsadvies voor de zorgsector. Het sluitstuk van risicobeheer is een goede verzekering. Sovib heeft collectieve schade- en inkomensverzekeringen die speciaal voor de zorgsector zijn ontwikkeld. Al onze verzekeringen zijn ondergebracht bij gerenommeerde verzekeringsmaatschappijen.

Wij vinden het van groot belang om zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens die wij van u ontvangen. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij:

  • uw gegevens zorgvuldig behandelen. Wij houden ons houden aan de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van privacy;
  • zorgen voor een goede beveiliging van onze systemen;
  • uw persoonsgegevens niet verkopen aan derden;
  • uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de doelen, zoals omschreven in deze privacyverklaring;
  • u informeren over uw rechten op het gebied van privacy;
  • adequaat omgaan met uw verzoeken betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens.

In deze Privacyverklaring vertellen wij u daarom hoe wij met uw gegevens omgaan. U kunt hier onder andere lezen waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken, met wie wij uw gegevens delen en welke rechten u heeft als het om het verwerken van uw persoonsgegevens gaat.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over u of gegevens die met u in verband kunnen worden gebracht. Een persoonsgegeven is ieder gegeven aan de hand waarvan een persoon kan worden geïdentificeerd. U deelt al persoonsgegevens met ons als u contact met ons heeft en bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer of e-mailadres doorgeeft.

Daarnaast verwerken wij als risicoadviseur en verzekeringsintermediair ook bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, zoals gegevens over uw gezondheid. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, als dit moet op basis van de wet of als u ons dat zelf vraagt.

Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan, bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven of verwijderen van uw gegevens, noemt men het ‘verwerken’ van persoonsgegevens.

Grondslag verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens als u hiervoor toestemming heeft gegeven, als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoer van een overeenkomst die wij met u of uw werkgever hebben gesloten en als de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

 Gegevensverwerking

Voor het uitvoeren van onze dienstverlening is het noodzakelijk dat er persoonsgegevens worden verwerkt. Wij verwerken uw persoonsgegevens met de volgende doelen:

  • het adviseren van klanten en potentiële klanten over verzekeringen en risico’s in de breedste zin van het woord;
  • het beoordelen en accepteren van (potentiële) klanten;
  • het aangaan en uitvoeren van de verzekeringsovereenkomsten met klanten waaronder begrepen het afwikkelen en registreren van schades;
  • het beheren van de relatie met de klant;
  • het afwikkelen van betalingsverkeer;
  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • het waarborgen van de veiligheid en integriteit van de sector;
  • het voorkomen en bestrijden van strafbare gedragingen;
  • strategische en marketingdoeleinden.

Uitvoerders en derden

In het kader van onze dienstverlening schakelen wij derde partijen in. Wij kunnen in dat kader gegevens verstrekken aan:

  • verzekeraars waar nodig voor het sluiten van verzekeringen en het verlenen van onze diensten;
  • expertisebureaus, juristen, adviesbureaus en onderzoeksbureaus voor werkzaamheden in het geval van schade, advies en benodigde rapportages;
  • opsporingsinstanties waar nodig om fraude en criminaliteit te voorkomen of op te sporen;
  • overheidsinstanties waar nodig voor Sovib om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen.
  • rechtsopvolgers, in geval van verkoop van de dienstverlening aan een andere organisatie of overname of verkoop van (een onderdeel van) Sovib, de gegevens zullen in dit geval conform deze privacyverklaring gebruikt blijven worden;
  • accountants;
  • samenwerkende ICT partijen.

Wij hebben met genoemde externe partijen afspraken gemaakt over hoe om te gaan met uw persoonsgegevens. Daar waar nodig, zijn deze afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Beveiliging digitale correspondentie

Sovib neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de verzamelde persoonsgegevens te beschermen. Wij ontvangen gegevens via mail en internetportals in de vorm van brieven, tekstfragmenten, Word- en Excel- en overige bestanden. Digitale correspondentie verwerken wij in onze administratiesystemen waaronder Dias. De digitale omgeving van Sovib bevindt zich in de Cloud. Fysieke stukken bewaren wij in afgesloten dossierkasten, er is een afgesloten serverruimte en wij maken dagelijks back-ups.

Verder geldt dat:

    • alle medewerkers een geheimhoudingsovereenkomst hebben getekend;
    • Sovib gebruikt maakt van een bezoekersregistratiesysteem;
    • binnen Sovib een clean desk policy van toepassing is;
    • wij voor onze interne systemen two-factor authentication gebruiken;
    • bij verzenden van bestanden met persoonsgegevens wordt gebruik gemaakt van het vier-ogen-principe.
    • bestanden met persoonsgegevens die via mail worden verstuurd, worden voorzien van een uniek wachtwoord wat alleen bekend is bij de partij waarvoor de e-mail bestemd is.
    • het wachtwoord voor beveiligde bestanden dat wij zelf ontvangen, gescheiden van het bestand wordt bewaard;
    • wij beveiligd printen. 

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan benodigd voor het uitvoeren van de werkzaamheden voor de klant. Bij Sovib geldt een algemene bewaarplicht van 7 jaar. Soms zijn wij wettelijk verplicht persoonsgegevens langer te bewaren. Wij houden ons aan de wettelijke termijn. Wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze werden verwerkt, vernietigen wij deze gegevens.

Rechten van betrokkenen

Indien uw persoonsgegevens worden verwerkt dan heeft u het recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering. U mag ons bijvoorbeeld verzoeken om de betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen als uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn. Dit geldt ook als de gegevens voor een ander doel worden gebruikt dan waarvoor ze verzameld zijn of op een andere manier in strijd zijn met een wet. Ook heeft u het recht op doorzenden van uw gegevens voor zover dit gaat om digitale persoonsgegevens. Indien de door u verstrekte persoonsgegevens automatisch en op basis van uw toestemming of een overeenkomst worden verwerkt, heeft u het recht om een kopie te ontvangen in een gestructureerde, algemeen gebruikte en leesbare vorm. De persoonsgegevens worden op uw verzoek rechtstreeks doorgestuurd aan een nieuwe partij.

Indien u gebruik wilt maken van één van uw rechten kunt u daarover contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming. De contactgegevens vindt u hieronder.

Vragen, opmerkingen of klachten?
Indien u vragen of opmerkingen heeft over het verwerken van uw persoonsgegevens of deze verklaring, dan kunt u daarover contact opnemen met onze Functionaris Persoonsgegevens. De Functionaris Persoonsgegevens kunt u ook benaderen indien u klachten heeft over het verwerken

van uw persoonsgegevens of wanneer u gebruik wilt maken van één van uw rechten.

U kunt de Functionaris Gegevensbescherming bereiken per e-mail (post@sovib.nl) of per post: 

Sovib, Postbus 4411, 3006 AK te Rotterdam.